העולם העסקי הוא עולם תחרותי ביותר – חברות רבות מתחומים דומים מתחרים זה בזה ומשקיעים הון רב בשביל לגבור ועל המתחרים ולהיות "צעד אחד מקדימה". דבר זה מתבטא ברצון של בעלי העסקים לדעת ולהתכונן מראש לדברים השונים שצפויים להגיע שעלולים לפגוע בפעילות השוטפת של החברה. דרכם של חברות עסקיות לעשות זאת הוא דרך כלי סקר סיכונים.
מהו סקר סיכונים?
סקר סיכונים הינו תהליך שבו מנהלי החברה מנסים לאתר ולהתחקות אחר סיכונים פוטנציאליים שיכולים לעלות. ביצוע סקר סיכונים הינו חלק בלתי נפרד מניהול החברה והמשימות התפעוליות שלה, ועומדת באותה רמת חשיבות כמו משימות אבטחת המידע למשל.
הסקר נועד בשביל להקטין את השפעת הסיכונים על הארגון ומניעתם, ולכן מחייב תוכנית מסודרת. מכיוון שלכל בית עסק יש נהלי עבודה ופעילויות מסוגים שונים, ניהול מועיל וחכם של הסיכונים נעשה דרך התאמת ניהול הסיכונים לעסק הנתון. בסוף סקר הסיכונים החברה מבצעת שינויים בניהול העבודה השוטפת על מנת לנסות לאתר את סיכונים בשלב מוקדם.
סקר סיכונים על ידי חוקרים פרטיים
פעמים רבות מנהלי החברות עסוקים בניהול העבודה השוטפת והתפעולית של הארגון, שהם לא מצליחים לזהות בכוחות עצמם את הסיכונים הפוטנציאליים העומדים בפניהם.
לכן, הדרך היעילה ביותר למניעת הסיכונים היא על ידי שיתוף פעולה עם חוקרים פרטיים חיצוניים לעסק הספציפי לביצוע סקר סיכונים. במסגרת הזו, בעל עסק ומנהלי חברות שוכרים את שירותיהם של חוקרים פרטיים על מנת לאתר את האיומים הפוטנציאליים העומדים בפני החברה אותם הם מנהלים.
תפקיד החוקרים היא לזהות באיזה מידה הסיכונים עלולים לפגוע בחברה, ואף לנטרל את הסיכון טרם פגיעתו. מחקרים מוכיחים כי ככל שהארגונים נוקטים ביותר צעדים שבאים למנוע את התרחשות הסיכונים, כך הפגיעה הממשית תהיה מצומצמת יותר עבור הארגון.
החוקרים הפרטיים מתמקצעים ומיומנים בביצוע סקר סיכונים, הם מחזיקים במידע חשוב שעוזר לחברות להסיט את הסיכונים הפוטנציאליים מהם, וממליצים לארגון כיצד יש לשנות את תוכנית הפעולה לטווח הקצר והארוך שתסייע למניעת סיכונים עתידיים. לכן, ניתן לומר כי החוקרים הפרטיים במידה כזו או אחרת יכולים להציל את החברות מקריסה טוטאלית דרך המניעה המקדימה.
מה נחשב כסיכון עבור הארגון?
עבור ארגונים שונים, הסיכונים הם שונים. סיכון בשביל ארגון הוא כל אירוע אשר מקורו מגורם מתוך החברה או מחוצה לה אשר יכול בצורה כלשהי להשפיע או לחבל בביצוע העבודה השוטפת או בהגעה ליעדים שהוגדרו מראש על ידי מנהלי החברה.
מצידם של מנהלי החברות, כל תוצאה שהיא שונה מהתוצאה הרצויה או הצפויה ייחשב ישר כאיום או סיכון מכיוון שהיא סוטה מהתוצאה שהייתה אמורה להתקבל. וודאי שתוצאות בלתי צפויות יכולות להיות לטוב או לרע, אך עדיין נדרשת תגובה מהירה ולא מתוכננת לתוצאה המפתיע.
למה כדאי לבצע סקר סיכונים?
היתרון המרכזי לביצוע סקר סיכונים הוא שיפור והתייעלות נהלי עבודה. דבר זה בסופו של דבר מזרז את התגובה לסיכונים פוטנציאליים, ומונע הוצאות שאינן הכרחיות.
בנוסף לכך, כלי סקר הסיכונים מסייע לאנשי העסקים העומדים בראשי החברות לדעת בדרך הטובה ביותר כיצד יש להשתמש במשאבי הארגון, ולעמוד בתקציב העומד לרשותם. במסגרת תהליך ביצוע סקר הסיכונים תפקיד החוקר הפרטי הוא לאתר, לנתח, ולהעריך את כלל הסיכונים שאליהם חשופים הארגונים.
האיומים כלפי הארגון יכולים לבוא לידי ביטוי הן מבפנים (עובדי החברה שנחשפים למידע רב) והן מבחוץ (מחברות מתחרות). ביצוע סקר סיכונים הוא התשתית לניהול הסיכונים בארגונים, ודרכו נקבע מה רמת הסיכון שהעסק מוכן להכיל. בהצלחת ניהול הסיכונים, בתי עסק יכולים להימנע מהפסדים כלכליים, להגיע לביצועים טובים יותר, ורווחים גבוהים יותר.
כיצד מבצעים סקר סיכונים?
סקר הסיכונים מבצע כמה וכמה מבחנים על מנת להבין בתוך פרק זמן הקצר ביותר מידע חשוב שיכול לסייע בשינוי סדרי עדיפויות ונהלי עבודה חדשים שיכולים להקטין את הפגיעות בארגון. המבחנים הללו כוללים הדגשים טכנולוגיים, מנהלתיים ותפקודיים של כלל המעורבים בחברה.
שלב ראשון
בשלב הראשוני והמקדים של סקר הסיכונים, החוקר הפרטי נדרש לבחון את החברה מקרוב ולהכיר את כל נהלי העבודה שלפיהם מועסקים העובדים.
שלב שני
על סמך ההיכרות הראשונית ועבודת איסוף המידע, יוכל החוקר לזהות ולחשב את הסיכונים הפוטנציאלים שנגרמים מנהלי עבודה לקויים. בשלב זה, כאשר החוקר חש שהוא מכיר את נהלי החברה בצורה מספקת, הוא מחשב ומדרג את הסיכוי של העסק להיפגע מסיכונים פוטנציאליים, וכן את עוצמת הסיכון האפשרי. נהוג לסווג את הסיכונים לקטגוריות משנה כמו סיכונים אסטרטגיים, סיכונים פיננסיים, תפעוליים או טכנולוגיים.
שלב שלישי
בשלב השלישי של סקר הסיכונים, החוקר הפרטי מתכנן יחד עם מנהלי החברה תוכנית עתידית שיש ללכת לפיה על מנת לנהל ולהפחית את הסיכונים האפשריים. ככל שתכנון התוכנית העתידית מסתמכת בצורה מדויקת יותר על הממצאים של השלבים הראשונים ובטעויות עבר של החברה, כך התוכנית תהיה אפקטיבית יותר ותהיה מסוגלת למנוע כמעט לחלוטין את כל הסיכונים העומדים בפני הארגון.
שלב רביעי
השלב הרביעי והאחרון כולל מעקב וביקורות על השינויים שהתקבלו בנוגע לנהלי העבודה של השלבים הקודמים. בסיום תהליך סקר הסיכונים, מתקבלת תמונת מצב כוללת של מיפוי הסיכונים עבור הארגון. למעשה, זה הכלי המרכזי שלפיו מתבצעת קבלת החלטות ועדכון נהלי עבודה לצורך התייעלות ושיפור יעדים ומטרות עבור הארגון.
כלומר, בעקבות סקר הסיכונים הארגונים מבצעים שיקול מושכל וחדש בנוגע לניהול הסיכונים הפוטנציאליים של החברה. ככל שזיהוי הסיכונים ייעשו באופן ממוקד ומדויק יותר, כך החברה תצליח להחליט על שיפורים ושינויים להפחתת הסיכוי להיחשף לסיכונים בצורה אבסולוטית יותר.
מכיוון שהזירה העסקית איננה צפויה וכוללת שינויים רבים, ארגונים נדרשים להתמודד במהירות עם סיכונים ואיומים שונים. יחד עם חוקרים פרטיים, מנהלי העסקים מתרכזים בניהול הסיכונים ובמניעתם מבעוד מועד, על מנת לדאוג לתוכנית פעולה שתסייע למנוע כל סיכון שאליה יכולה להיחשף החברה.
